Im zweiten Teil des Workshops arbeiteten die Teilnehmenden an Lösungen und Best-Practice-Beispielen, um den Herausforderungen digitaler Arbeit und Führung auf Distanz zu begegnen.

Die Teilnehmenden waren aufgerufen Rahmenbedingungen aufzuzeigen, die vorliegen müssen, damit digitales und mobiles Arbeiten gelingen kann. Ein Knackpunkt ist weiterhin die technische Ausstattung. Die Mitarbeitenden müssen mit ausreichend mobilen Endgeräten ausgestattet werden. Ihnen müssen Kollaborationstools zur Verfügung gestellt werden, die sie über VPN-Tunnel in eine stabilen Netz erreichen können – und weiterhin ist die E-Akte eine zentrale Rahmenbedingung.

Gleichzeitig muss die Verwaltung aber auch festlegen, welche Tools sicher und datenschutzkonform genutzt werden können. Auch für mobiles Arbeiten muss eine umfassende IT-Betreuung und -Support vorhanden sein. Dienstvereinbarungen und dienstliche Regelungen müssen Vorgaben zur Dokumentenablage enthalten und transparent regeln, welche flexiblen Arbeits- und Gleitzeiten gelten. Im privaten Bereich verursachen familiäre Verpflichtungen und ein unzureichender Arbeitsplatz zahlreiche Probleme. Nach der Pandemie muss die Verwaltung auch hier neue Wege testen und flexible Arbeitsräume entwickeln, Co-Working-Spaces ausprobieren.

Die Organisation selbst muss darüber hinaus einige kulturelle Voraussetzungen mitbringen: Neben einer vertrauensvollen Arbeitsumgebung spielen vor allem eine offene Fehlerkultur und Akzeptanz eine Rolle. Die Teilnehmenden empfehlen ein Meeting-Knigge und klare Regeln für Rollen und Regeln digitaler Kanäle. Insgesamt braucht es vielfältige Möglichkeiten zum Wissensaustausch. Hier kann die Chat-/Messenger-Lösung eine sinnvolle Erweiterung der klassischen E-Mail-Kommunikation sein.

Diese kulturellen Fragen sind originäre Aufgaben von Führungskräften. Sie müssen diese vorbildhaft vorleben und ihren Mitarbeitenden auch in dieser Krisensituation Vertrauen entgegen bringen.

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